Tomorrowland zoekt een Artist Hospitality & Administration Coordinator in Antwerpen om artiesten, hun teams en gasten warm en professioneel te ontvangen en de administratie achter de schermen te ondersteunen.

Over het team

Artist Hospitality & Administration binnen Tomorrowland draait om artiesten, hun teams en bijzondere gasten op een warme, professionele en zorgvuldige manier te ontvangen. We zorgen ervoor dat alles klopt: van voorbereiding en planning tot backstage flow, dressing rooms, routes en de juiste details op het juiste moment. Onze werking is de voorbije jaren sterk gegroeid. Naast Tomorrowland België zijn er onder meer Tomorrowland Winter, Tomorrowland Brasil, Tomorrowland Thailand, CORE, Magic of Tomorrowland en andere internationale projecten. Achter de schermen beheren we draaiboeken, manuals, budgetten, offertes, bestellingen, facturatie, PO-aanvragen, beleidsdocumenten en onze artiestendatabase. Ook buiten de festivals onderhouden we artiestenrelaties en ondersteunen we projecten waarbij artiesten betrokken zijn, zoals fashion, foundation, partnerships of speciale activaties.

Jouw verantwoordelijkheden

Je ondersteunt het team in de administratieve opvolging van projecten, waaronder offertes, bestellingen, PO's, facturatieflows, betalingen en budgetopvolging.
Je houdt beleidsdocumenten, manuals, templates, draaiboeken, interne databases en relationele artiesteninformatie up-to-date.
Je verzamelt, ordent, bewaart en deelt informatie op een duidelijke manier, zodat er meer overzicht, continuïteit en efficiëntie ontstaat binnen het departement.
Je communiceert professioneel, discreet en respectvol met artiesten, management, collega's en externe partners.
Tijdens events ondersteun je operationeel binnen de artist village, backstage werking of hospitality flow en schakel je snel waar nodig.
Je draagt mee verantwoordelijkheid, neemt initiatief en helpt bouwen aan een warme, gestructureerde en kwalitatieve werking.

Jouw profiel

2-4 jaar relevante ervaring en een bachelordiploma.
Administratief sterk en nauwkeurig; georganiseerd en met overzicht, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt.
Je communiceert vriendelijk, professioneel en discreet en voelt goed aan hoe je met artiesten, management, collega's en externe partners omgaat.
Flexibel en bereid om tijdens events mee operationeel te ondersteunen.
Je neemt initiatief en denkt graag mee over hoe dingen beter, duidelijker of efficiënter kunnen.

Wat bieden wij?

Een bijzonder team binnen een uitzonderlijke, internationale omgeving.
Een departement dat een unieke rol speelt binnen de Tomorrowland-beleving.
De kans om structuur te brengen in een sterk gegroeide werking en de functie, structuur en toekomst van het departement mee vorm te geven.
Een omgeving waar kwaliteit, menselijkheid, vertrouwen en beleving centraal staan.

Details

Voltijds · Antwerpen, België · Opleiding: Bachelor · Vereiste talen: Nederlands, Engels